Hay 168 horas en una semana. La gente normalmente utiliza entre 25 y 91 de esas horas semanales para trabajar, algunas personas incluso más. Pero es común que, incluso con toda esta inversión de tiempo (nuestra y/o de nuestro equipo de trabajo), no estamos obteniendo los resultados que deseamos. La clave para lograrlo está en una palabra: time management. Y tal vez en algunas apps.
El time management, o “manejo del tiempo” es el proceso de planear y poner en práctica un uso deliberado del tiempo donde limitamos cada actividad a una cierta franja horaria. En otras palabras, lo que hacemos es analizar cuánto tiempo tenemos en la semana, ver qué actividades tenemos que realizar o tareas que completar en dicha semana, y distribuir nuestro tiempo de tiempo entre esas tareas.
En teoría, esto es simple, ¿no? Mientras no olvidemos reservar todas las semanas una hora extra para organizar la semana siguiente, es solo cuestión de hacer una lista de pendientes y organizar nuestra agenda poniendo cada tarea en un lugar, ¿verdad? Bueno, no es tan simple.
Con muchas personas, pero sobre todo con emprendedores primerizos, el primer problema que suelen encontrar es reservar demasiado tiempo para una actividad que no lo requiere. Porque tal vez lo quieren hacer “con tiempo”, o “a su ritmo”. Y, en realidad, parte del time management es descubrir qué tan efectivamente (es decir, “rápido y bien al mismo tiempo”) pueden realizar esa tarea. Es necesario que se planteen como objetivo eliminar toda distracción y poner una concentración total en la tarea. Esto puede resultar más cansador, pero consideren que si pueden resolver su tarea pendiente en 45 minutos intensos en vez de en 2 horas relajados, luego tendrán 1 hora 15 minutos de descanso, en vez de… cero.
“Si te das a ti mismo 30 días para limpiar tu casa, te tomará 30 días. Pero si te das 3 horas, te tomará 3 horas. Lo mismo aplica a tus objetivos, ambiciones y a tu potencial”
Ahora, esto se torna más complejo a la hora de tratar de aplicar el time management a un equipo. Por supuesto – y esto puede resultar obvio para muchos de ustedes – si no están en una posición de autoridad o coordinación dentro de su equipo, tratar de organizar los horarios del mismo puede resultar un tanto complejo.
Pero si están en una posición de liderazgo… ¿qué hacer? Porque cada miembro del equipo tiene funciones individuales y un manejo del tiempo individual.
Nuestra recomendación es que… cada miembro del equipo tiene que tener en claro cuales son sus objetivos y qué plazos tiene para cumplirlos.
Una app que pueden utilizar para esto es Trello. Trello es una app (también operable desde su sitio web) que sirve para organizar tareas en diferentes “áreas de trabajo”, y uno agregar miembros de equipo a cada área de trabajo y asignar cada tarea a un miembro del equipo, estableciendo una fecha límite (y controlar el progreso y el cumplimiento de dicha tarea). Además, el sistema permite adjuntar archivos o links relevantes para el trabajo.
Trello se convierte así en un “centro de mando” para los grupos de trabajo, donde todos pueden estar informados de los progresos de todos y compartimentalizar información sobre los tiempos que manejan y coordinarlos.
Trello tiene todas las funciones que necesitas en su versión gratuita, y tiene algunas adicionales en su versión paga.
La alternativa principal a Trello es Google Workspace. Esta es una plataforma de trabajo colaborativo de Google, a la que cualquier persona puede acceder desde su cuenta de Gmail, sin necesidad de un registro adicional.
Google Workspace es similar a Trello, con un gran diferencia: Workspace hace menos hincapié en las fechas de entrega y los plazos, y más hincapié en la incorporación de otras funciones de Google a tu área de trabajo (drive, docs, meet, gmail, chat, calendar, keep, etc.). Entonces hay una lista de “tareas” para cada miembro del equipo, pero no mucho más que eso.
Workspace es más para optimizar tiempos y crear un espacio de trabajo virtual más unido y eficaz (y supervisable), sobre todo para grupos de trabajo que ya utilicen los otros servicios de Google.
¿Qué te parecieron estas recomendaciones? ¿Y las apps? ¿Hay alguna que quieras recomendar? ¡Cuéntanos en los comentarios!
